Ratgeber · Software mit KI
Individuelle Software mit KI: Wann sie sich gegenüber Standardsoftware lohnt
Individuelle Software lohnt sich, wenn Ihre eigenen Abläufe den Betrieb ausmachen und Standardsoftware sie nur mit Excel-Listen und doppelten Eingaben abbildet. Für Buchhaltung, E-Mail und Office bleibt Standardsoftware die richtige Wahl. Weil Entwickler heute mit KI-Werkzeugen schneller arbeiten, sind kleine, passgenaue Anwendungen auch für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich geworden.
Woran merken Sie, dass Ihre Standardsoftware nicht mehr passt?
Sie merken es meist daran, dass sich rund um die Software eigene Hilfsmittel gebildet haben. Die Software ist eingeführt, alle nutzen sie, und trotzdem läuft ein Teil der Arbeit nebenher.
Typische Anzeichen sind:
- Excel-Listen neben der Software. Urlaubstage, Materialbestände oder Termine werden in einer Tabelle geführt, weil das Programm sie nicht sinnvoll abbildet.
- Doppelte Eingaben. Dieselbe Information wird zweimal erfasst, etwa im Kalender und noch einmal in der Abrechnung.
- Workarounds, also Umwege, die sich eingeschliffen haben. Ein Feld wird zweckentfremdet, weil es kein passendes gibt, oder eine Kollegin überträgt jeden Freitag Daten von Hand.
- Bezahlte Funktionen, die keiner nutzt. Das Paket ist groß, gebraucht werden wenige Teile, und gerade die wichtigen fehlen.
- Fehlende Schnittstellen. Eine Schnittstelle ist die Verbindung, über die zwei Programme Daten austauschen. Fehlt sie, wird exportiert, umkopiert und wieder importiert.
Einzelne dieser Punkte sind normal und kein Grund zum Handeln. Wenn aber mehrere davon zusammenkommen und regelmäßig Zeit kosten, lohnt sich ein genauerer Blick. Oft steckt dahinter ein Ablauf, der für Ihren Betrieb typisch ist und den eine Software für alle nie ganz treffen wird.
Was hat sich durch KI-gestützte Entwicklung geändert?
Entwickler arbeiten mit KI-Werkzeugen deutlich schneller, und dadurch sind kleine, maßgeschneiderte Anwendungen für kleine und mittlere Unternehmen wirtschaftlich geworden. Früher war Individualsoftware vor allem etwas für Konzerne, weil schon eine überschaubare Anwendung viel Entwicklungsarbeit bedeutete.
Heute übernehmen KI-Werkzeuge einen großen Teil der Routinearbeit. Sie schreiben Entwürfe für wiederkehrenden Code, schlagen Tests vor und helfen beim Dokumentieren. Die Entwickler konzentrieren sich auf das, was Erfahrung braucht. Dazu gehören der Aufbau der Anwendung, die Sicherheit und die Frage, ob die Software Ihren Ablauf wirklich richtig abbildet.
Was bedeutet das für die Qualität?
Die KI ist ein Werkzeug der Entwickler, das Ergebnis bleibt normale Software. Jede Zeile wird von Menschen geprüft und verantwortet. Die Anwendung ist in gängigen Programmiersprachen geschrieben und lässt sich warten, erweitern und bei Bedarf auch von anderen Fachleuten übernehmen.
Für Sie als Auftraggeber ändert sich vor allem der Zuschnitt. Sie müssen keine große Lösung beauftragen, um ein konkretes Problem zu lösen. Eine kleine Anwendung, die genau einen Ablauf sauber abbildet, ist heute ein realistisches Projekt. Mehr dazu, wie wir dabei arbeiten, finden Sie auf unserer Seite zur KI-gestützten Softwareentwicklung.
Individualsoftware oder Standardsoftware: Was ist für Ihren Betrieb richtig?
Nehmen Sie Standardsoftware für alles, was in fast jedem Betrieb gleich läuft, und lassen Sie nur die Abläufe individuell entwickeln, die Ihren Betrieb ausmachen. Diese Faustregel trägt in den meisten Fällen.
| Bereich | Empfehlung | Grund |
|---|---|---|
| Buchhaltung und Lohn | Standard | Gesetzliche Vorgaben ändern sich, Anbieter pflegen sie laufend ein |
| E-Mail, Kalender, Office | Standard | Microsoft 365 oder vergleichbare Pakete decken das gut ab |
| Datensicherung, Virenschutz | Standard | Bewährte Produkte sind hier sicherer als Eigenbau |
| Eigene Auftragsabläufe | Oft individuell | Hier unterscheiden Sie sich von anderen Betrieben |
| Einsatz- und Montageplanung | Oft individuell | Hängt stark von Team, Fahrzeugen und Kunden ab |
| Verbindung mehrerer Programme | Oft individuell | Eine kleine Anwendung kann fehlende Schnittstellen schließen |
Checkliste vor der Entscheidung
Individuelle Software ist eher sinnvoll, wenn Sie mehrere dieser Fragen mit Ja beantworten:
- Gibt es einen Ablauf, den Sie täglich oder wöchentlich nutzen und der in keiner fertigen Software gut abgebildet ist?
- Führen Sie dafür heute Listen, Zettel oder Tabellen neben Ihren Programmen?
- Werden dieselben Daten an mehreren Stellen eingegeben?
- Hängen Fehler in diesem Ablauf direkt mit Geld, Kundenzufriedenheit oder Ärger im Team zusammen?
- Haben Sie schon Standardlösungen getestet und festgestellt, dass Sie Ihren Betrieb an die Software anpassen müssten?
Wenn Sie überwiegend mit Nein antworten, ist eine gut eingerichtete Standardsoftware wahrscheinlich der bessere Weg.
Wie lässt sich individuelle Software an Microsoft 365 anbinden?
Eine individuelle Anwendung lässt sich so an Microsoft 365 anbinden, dass sie sich für Ihre Mitarbeitenden wie ein Teil der gewohnten Umgebung anfühlt. Drei Punkte sind dabei wichtig.
Anmeldung mit dem vorhandenen Konto. Microsoft Entra ID ist der Dienst, über den sich Ihre Mitarbeitenden bei Microsoft 365 anmelden. Die Anwendung nutzt diese Anmeldung mit. Niemand braucht ein zusätzliches Passwort. Wenn Sie ein Konto sperren, ist auch der Zugang zur Anwendung gesperrt.
Ablage der Daten. Je nach Umfang gibt es mehrere Möglichkeiten. Bei einfachen Anwendungen können SharePoint-Listen reichen, also tabellenartige Listen in Ihrer Microsoft-365-Umgebung. Dataverse ist eine Datenbank, die Microsoft für Geschäftsanwendungen innerhalb der eigenen Plattform anbietet. Bei größeren Datenmengen oder besonderen Anforderungen ist eine eigene Datenbank oft die sauberere Lösung.
Benachrichtigungen dort, wo gearbeitet wird. Die Anwendung kann Nachrichten in Teams oder E-Mails über Outlook verschicken. Eine Krankmeldung landet so direkt beim Vorgesetzten, eine Freigabe-Anfrage im passenden Teams-Kanal.
Voraussetzung ist eine sauber eingerichtete Microsoft-365-Umgebung mit passenden Lizenzen. Welche Lizenz wofür reicht, erklären wir im Ratgeber zu den Microsoft 365 Business-Lizenzen. Bei der Einrichtung unterstützen wir Sie im Bereich Microsoft 365.
Welche Fragen sollten Sie vor dem Auftrag klären?
Klären Sie vor dem Auftrag vor allem drei Themen schriftlich: Eigentum, Wartung und Datenschutz. Diese Punkte entscheiden darüber, ob Sie langfristig unabhängig bleiben.
Wem gehört die Software?
Fragen Sie, welche Rechte Sie am Quellcode erhalten. Der Quellcode ist der Programmtext, aus dem die Software besteht. Wichtig ist, ob Sie die Anwendung später selbst weitergeben oder von einem anderen Dienstleister weiterentwickeln lassen dürfen. Fragen Sie außerdem nach einer Dokumentation, die beschreibt, wie die Anwendung aufgebaut ist.
Wer kümmert sich um Wartung und Updates?
Auch individuelle Software braucht Pflege. Betriebssysteme, Browser und Microsoft 365 entwickeln sich weiter, und Sicherheitslücken in verwendeten Bausteinen müssen geschlossen werden. Klären Sie, wer das übernimmt, wie schnell bei einer Störung reagiert wird und wie Änderungswünsche abgerechnet werden.
Wo liegen die Daten?
Fragen Sie, wo die Anwendung betrieben wird und wo die Daten gespeichert sind. Für viele Betriebe ist ein Hosting in Deutschland oder der EU wichtig, besonders bei Personaldaten wie Arbeitszeiten oder Krankmeldungen. Klären Sie auch, ob ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig ist und wer Zugriff auf die Daten hat.
Wie sieht so ein Projekt in der Praxis aus?
Ein typisches Beispiel ist ein Handwerksbetrieb, der Zeiterfassung, Urlaub, Krankmeldungen und Montagetermine in einer Anwendung zusammenführt. Vorher lagen diese Informationen an verschiedenen Stellen. Stundenzettel kamen auf Papier, Urlaub stand in einer Excel-Liste, Montagen im Kalender des Meisters.
Die Anwendung bündelt das heute an einem Ort:
- Mitarbeitende erfassen ihre Arbeitszeiten direkt auf der Baustelle.
- Urlaubsanträge laufen über einen Urlaubsplaner, der Überschneidungen sichtbar macht.
- Krankmeldungen werden in der Anwendung erfasst und an die zuständige Person gemeldet.
- Der Montagekalender zeigt, wer wann wo eingeplant ist.
- Am Monatsende geht eine Meldung mit den relevanten Daten automatisch an den Steuerberater.
Der Betrieb nutzt für die Buchhaltung weiterhin seine bewährte Standardsoftware. Individuell entwickelt wurde nur der Teil, für den es keine passende fertige Lösung gab. Die Details lesen Sie im Fallbeispiel Zeiterfassung im Handwerksbetrieb.
Wie läuft ein Projekt mit uns ab?
Ein Projekt läuft bei uns in vier Schritten ab: Gespräch, Prototyp, Ausbau und Betrieb. Jeder Schritt endet mit einem Ergebnis, das Sie sehen und bewerten können.
- Gespräch. Wir lassen uns Ihren Ablauf zeigen, am besten dort, wo er stattfindet. Wir klären, welches Problem gelöst werden soll und ob Standardsoftware nicht doch reicht. Wenn sie reicht, sagen wir Ihnen das.
- Prototyp. Ein Prototyp ist eine erste, einfache Version der Anwendung. Sie und Ihr Team probieren ihn aus und sagen uns, was passt und was fehlt. So wird früh sichtbar, ob die Richtung stimmt.
- Ausbau. Wir entwickeln die Anwendung schrittweise weiter, binden Microsoft 365 und andere Programme an und testen mit echten Abläufen. Die Entwickler in unserem Team arbeiten dabei mit KI-Werkzeugen, jede Änderung wird von Menschen geprüft.
- Betrieb. Die Anwendung geht in den Alltag über. Wir schulen die Nutzer, bleiben für Fragen erreichbar und kümmern uns nach Absprache um Wartung und Weiterentwicklung.
Wie finden Sie heraus, ob sich individuelle Software für Sie lohnt?
Am einfachsten finden Sie es heraus, indem Sie einen konkreten Ablauf benennen, der Sie heute Zeit oder Nerven kostet. Schreiben Sie auf, welche Listen und Umwege es dafür gibt und wer daran beteiligt ist. Mit dieser Beschreibung lässt sich meist schnell einschätzen, ob eine Standardlösung reicht oder eine eigene Anwendung sinnvoll ist.
Wenn Sie diese Einschätzung gemeinsam mit uns vornehmen möchten, vereinbaren Sie gern ein Erstgespräch. Wir schauen uns Ihren Ablauf an und sagen Ihnen offen, welcher Weg aus unserer Sicht passt.