Ratgeber · Microsoft 365
Microsoft 365 Business Basic, Standard oder Premium: Welche Lizenz passt zu Ihrem Unternehmen?
Business Basic reicht, wenn Ihr Team nur E-Mail, Teams und Dateien im Browser oder auf dem Handy nutzt. Business Standard ergänzt die Desktop-Programme wie Word, Excel und Outlook für Windows und Mac. Business Premium empfehlen wir, sobald Firmendaten auf Laptops und Handys liegen, weil es zusätzlich Geräte verwaltet und Konten absichert.
Welche Microsoft-365-Lizenz braucht ein kleines Unternehmen?
Für die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen ist Microsoft 365 Business Premium die richtige Wahl, sobald Firmendaten auf Laptops und Handys liegen. Business Basic reicht für Mitarbeitende, die nur E-Mail, Teams und Dateien im Browser oder auf dem Smartphone nutzen. Business Standard liegt dazwischen und bringt vor allem die Desktop-Programme mit.
Die drei Pläne bauen aufeinander auf. Jeder größere Plan enthält alles aus dem kleineren und legt etwas dazu. Welcher Plan passt, hängt davon ab, wie Ihr Team arbeitet und wie gut Ihre Daten geschützt sein müssen.
Ein kurzer Hinweis vorab: Microsoft passt den Inhalt der Pakete regelmäßig an. Dieser Artikel beschreibt den Stand bei Veröffentlichung. Bevor Sie bestellen, lohnt sich ein Blick auf die aktuelle Produktseite von Microsoft.
Was enthalten Business Basic, Standard und Premium?
Business Basic deckt die Zusammenarbeit ab, Standard ergänzt die installierten Office-Programme, und Premium fügt Sicherheit und Geräteverwaltung hinzu. Alle drei Pläne sind für Unternehmen mit bis zu 300 Nutzern je Plan gedacht.
Business Basic: E-Mail, Teams und Dateien
Business Basic ist der Einstieg. Jede Person bekommt:
- ein geschäftliches E-Mail-Postfach mit Kalender und Kontakten (Exchange Online) unter Ihrer eigenen Domain,
- Microsoft Teams für Chat, Besprechungen und Telefonie-Grundfunktionen,
- OneDrive als persönlichen Cloud-Speicher und SharePoint für gemeinsame Ablagen im Team,
- Word, Excel, PowerPoint und Outlook als Web-Version im Browser und als Apps für Smartphone und Tablet.
Was fehlt: die installierbaren Desktop-Programme für Windows und Mac. Wer täglich lange Excel-Tabellen oder umfangreiche Word-Dokumente bearbeitet, stößt mit den Web-Versionen an Grenzen.
Business Standard: zusätzlich die Desktop-Programme
Business Standard enthält alles aus Basic und dazu die vollständigen Office-Programme zum Installieren, also Word, Excel, PowerPoint, Outlook und OneNote für Windows und Mac. Jede Person darf diese Programme auf mehreren eigenen Geräten nutzen.
Für viele Büroarbeitsplätze klingt das nach dem passenden Paket. Der Haken: Standard schützt Ihre Konten und Geräte kaum besser als Basic. Ein Laptop, auf dem Outlook und alle Kundendateien liegen, bleibt damit unverwaltet.
Business Premium: zusätzlich Sicherheit und Geräteverwaltung
Business Premium enthält alles aus Standard und dazu vier wichtige Bausteine:
- Microsoft Intune, ein Werkzeug, mit dem Sie Laptops, Smartphones und Tablets zentral einrichten, mit Sicherheitsvorgaben versehen und bei Verlust aus der Ferne löschen können.
- Microsoft Entra ID P1, die erweiterte Benutzerverwaltung von Microsoft. Damit steht Ihnen der bedingte Zugriff zur Verfügung, also Regeln wie „Anmeldung nur von verwalteten Geräten“ oder „Anmeldung aus dem Ausland blockieren“.
- Microsoft Defender for Business, ein Virenschutz und Angriffserkennung für Ihre Geräte, die zentral überwacht werden.
- Microsoft Purview Informationsschutz, mit dem Sie Dokumente als vertraulich kennzeichnen und zum Beispiel verhindern, dass sie an externe Empfänger gehen.
Dazu kommt ein erweiterter Schutz für E-Mails gegen Phishing und schädliche Anhänge.
Wie unterscheiden sich die Pläne im direkten Vergleich?
Die folgende Tabelle zeigt die wichtigsten Unterschiede auf einen Blick.
| Funktion | Business Basic | Business Standard | Business Premium |
|---|---|---|---|
| E-Mail-Postfach mit eigener Domain | Ja | Ja | Ja |
| Teams, OneDrive, SharePoint | Ja | Ja | Ja |
| Office im Browser und als Handy-App | Ja | Ja | Ja |
| Office-Desktop-Programme für Windows und Mac | Nein | Ja | Ja |
| Geräteverwaltung mit Intune | Nein | Nein | Ja |
| Bedingter Zugriff (Entra ID P1) | Nein | Nein | Ja |
| Defender for Business für Geräte | Nein | Nein | Ja |
| Informationsschutz mit Purview | Nein | Nein | Ja |
| Höchstzahl an Nutzern je Plan | 300 | 300 | 300 |
In der EU bietet Microsoft die Business-Pläne außerdem in Varianten mit und ohne Teams an. Achten Sie bei der Bestellung darauf, welche Variante Sie wählen.
Welcher Plan passt zu welcher Situation?
Die Wahl hängt davon ab, wo Ihre Firmendaten liegen und wer darauf zugreift. Diese Fälle sehen wir in der Praxis am häufigsten.
Büro mit Laptops und Diensthandys: Business Premium
Arbeitet Ihr Team mit Laptops und Smartphones, auf denen E-Mails, Kundendaten und Angebote liegen, empfehlen wir Business Premium. Ein verlorenes Handy lässt sich dann sperren oder löschen. Ein gestohlenes Passwort allein reicht Angreifern nicht mehr aus, weil der bedingte Zugriff zusätzliche Prüfungen verlangt. Und Sie sehen an einer Stelle, welche Geräte auf dem aktuellen Stand sind.
Gerade für Unternehmen ohne eigene IT-Abteilung ist das der größte Gewinn. Viele Vorgaben greifen automatisch, ohne dass jemand jedes Gerät einzeln anfassen muss.
Mitarbeitende, die nur E-Mail und Teams nutzen: Business Basic
Für Mitarbeitende in Produktion, Lager, Pflege oder Außendienst, die vor allem E-Mails lesen, in Teams schreiben und gelegentlich ein Dokument öffnen, kann Business Basic reichen. Die Web- und Handy-Apps decken diese Aufgaben gut ab.
Büroarbeitsplätze ohne Sicherheitsbedarf: Business Standard
Business Standard passt, wenn die Desktop-Programme gebraucht werden, die Geräte aber auf anderem Weg verwaltet und abgesichert sind. In kleinen Unternehmen ist das selten der Fall. Häufig ist der Schritt zu Premium dann der sinnvollere.
Lizenzen pro Person mischen
Sie müssen sich nicht für einen Plan für alle entscheiden. Lizenzen werden pro Person vergeben und lassen sich frei kombinieren. Ein typisches Bild: Geschäftsführung und Verwaltung arbeiten mit Premium, gewerbliche Mitarbeitende mit Basic. Beachten Sie dabei, dass die Schutzfunktionen aus Premium nur für Personen mit Premium-Lizenz gelten.
Was erledigt die Lizenz allein nicht?
Die Lizenz schaltet Funktionen frei, eingerichtet sind sie damit noch nicht. Ein Premium-Abo ohne Konfiguration schützt kaum mehr als ein Basic-Abo. Diese Punkte müssen nach dem Kauf umgesetzt werden:
- Mehrstufige Anmeldung (MFA), also die Bestätigung jeder Anmeldung zusätzlich per App oder Sicherheitsschlüssel. Sie ist der wirksamste einzelne Schutz für Ihre Konten.
- Rollen und Rechte: Wer darf Benutzer anlegen, wer Lizenzen vergeben, wer auf welche SharePoint-Bereiche zugreifen? Administratorkonten sollten getrennt von den Alltagskonten geführt werden.
- Freigaben: Legen Sie fest, ob und wie Dateien mit Personen außerhalb des Unternehmens geteilt werden dürfen.
- Gerätekonformität: In Intune definieren Sie, welche Anforderungen ein Gerät erfüllen muss, etwa Verschlüsselung, Bildschirmsperre und aktuelle Updates. Der bedingte Zugriff kann dann nicht konforme Geräte aussperren.
- Backup: Microsoft speichert Ihre Daten mehrfach in seinen Rechenzentren und schützt sie so vor Hardwareausfällen. Gelöschte oder überschriebene Daten lassen sich aber nur für einen begrenzten Zeitraum über Papierkorb und Versionsverlauf zurückholen. Ein eigenes Backup sichert Sie gegen Fehler ab, die erst nach Monaten auffallen, und gegen Daten, die durch Schadsoftware verschlüsselt wurden.
Wie stabil das Ganze im Alltag läuft, hängt auch vom Netzwerk im Büro ab. Teams-Besprechungen und große Dateien in OneDrive brauchen ein verlässliches WLAN. Hinweise dazu finden Sie in unserem Ratgeber WLAN im Unternehmen stabil betreiben.
Funktioniert Microsoft 365 mit Mac, iPhone und iPad?
Ja, Microsoft 365 läuft auf Apple-Geräten. Die Desktop-Programme wie Word, Excel und Outlook gibt es ab Business Standard auch für den Mac. Auf iPhone und iPad stehen die Office-Apps, Outlook und Teams in allen drei Plänen zur Verfügung.
Für die zentrale Verwaltung von Mac, iPhone und iPad brauchen Sie Business Premium mit Intune. In Verbindung mit dem kostenlosen Apple Business Manager, Apples Portal für Firmengeräte, werden neue Geräte beim ersten Einschalten automatisch mit Ihren Einstellungen und Apps versorgt. Mitarbeitende packen das Gerät aus, melden sich an und können arbeiten.
Wie helfen wir bei Auswahl und Einrichtung?
Wir klären mit Ihnen, welcher Plan für welche Person sinnvoll ist, und richten Microsoft 365 anschließend so ein, dass die bezahlten Funktionen auch wirken. Dazu gehören:
- eine Bestandsaufnahme: Wer arbeitet mit welchen Geräten, wo liegen welche Daten?
- eine Lizenzempfehlung pro Person, damit Sie nicht für Funktionen bezahlen, die niemand nutzt,
- die Einrichtung von MFA, Rollen, Freigaberegeln, bedingtem Zugriff und Geräteverwaltung,
- die Anbindung von Windows-Geräten, Macs und Smartphones,
- ein Backup-Konzept für Postfächer, OneDrive und SharePoint.
Mehr zu unserem Vorgehen lesen Sie auf der Seite Microsoft 365 für Unternehmen. Wenn Sie schnell starten möchten, zeigt Ihnen unser Schnellstart, wie der Einstieg abläuft.
Wie geht es weiter?
Wenn Sie unsicher sind, welcher Plan zu Ihrem Team passt, sprechen wir das gern gemeinsam durch. In einem unverbindlichen Erstgespräch schauen wir auf Ihre Arbeitsweise und Ihre Geräte und geben Ihnen eine klare Empfehlung.