Funktioniert so eine Lösung auch ohne Microsoft 365?

Ja. Die Anmeldung über Microsoft 365 war in diesem Projekt sinnvoll, weil der Betrieb Microsoft 365 bereits nutzt. Ohne Microsoft 365 lässt sich die Anmeldung auch anders lösen, etwa mit eigenen Benutzerkonten. Das klären wir vor Projektbeginn.

Wem gehört die Software am Ende?

Nutzungs- und Eigentumsrechte regeln wir vor Projektbeginn schriftlich im Vertrag.

Müssen die Mitarbeitenden eine App installieren?

Nein. Die Anwendung läuft im Browser, am PC genauso wie auf dem Smartphone. Wer möchte, legt sich eine Verknüpfung auf den Startbildschirm.

Ersetzt die Lösung das Lohnprogramm des Steuerberaters?

Nein. Die Software bereitet die Daten für die Lohnabrechnung vor und übergibt sie gesammelt. Die Abrechnung selbst macht weiterhin der Steuerberater mit seinem eigenen Programm.

Fallbeispiel: Zeiterfassung im Handwerk mit Microsoft 365

Ausgangslage

Der Betrieb ist ein Handwerksunternehmen. Ein großer Teil des Teams arbeitet nicht im Büro, sondern auf wechselnden Baustellen.

Die Abläufe waren so, wie wir sie in vielen Handwerksbetrieben antreffen. Arbeitszeiten wurden auf Papier-Stundenzetteln oder in Excel-Listen festgehalten. Die Zettel kamen oft erst am Wochenende oder Monatsende ins Büro. Dort wurden sie gesammelt, nachgefragt und abgetippt.

Urlaub wurde meist per Zuruf beantragt. Ob ein Antrag genehmigt war und wie viele Urlaubstage noch offen waren, wusste oft nur eine Person im Büro. Krankmeldungen kamen per Anruf oder Nachricht und mussten von Hand übertragen werden.

Wer wann auf welcher Baustelle eingeplant war, stand an einer Plantafel oder in einem Kalender, den nicht alle sehen konnten. Am Monatsende ging eine Datei per Mail-Anhang an den Steuerberater. Rückfragen liefen dann wieder per Mail und Telefon.

Das funktionierte, kostete aber Zeit und Nerven. Der Betrieb nutzte bereits Microsoft 365. Der Wunsch war deshalb klar: eine Lösung, die genau zu den eigenen Abläufen passt und mit den vorhandenen Microsoft-Konten funktioniert.

Was wir gebaut haben

Wir haben eine Web-App mit fünf Modulen entwickelt. Jedes Modul deckt einen Ablauf ab, der vorher auf Papier, in Excel oder per Zuruf lief.

Zeiterfassung

Die Mitarbeitenden erfassen Beginn, Ende und Pausen direkt auf dem Smartphone, auch auf der Baustelle. Die Zeiten lassen sich einer Baustelle oder einem Auftrag zuordnen. Im Büro sieht die Verwaltung alle Einträge an einem Ort und kann sie prüfen und freigeben.

Urlaubsplaner

Urlaub wird in der App beantragt. Die zuständige Person bekommt den Antrag, gibt ihn frei oder lehnt ihn ab. Die Mitarbeitenden sehen jederzeit, welche Anträge offen sind und wie viele Tage noch zur Verfügung stehen. Im Teamkalender ist erkennbar, wer wann abwesend ist.

Krankmeldung

Krankmeldungen werden in der App eingetragen, statt per Anruf oder Nachricht weitergegeben zu werden. Die Abwesenheit erscheint automatisch im Kalender. So weiß die Planung sofort, wer fehlt.

Montagekalender

Der Montagekalender zeigt, wer wann auf welcher Baustelle eingeteilt ist. Urlaub und Krankheit sind darin bereits berücksichtigt. Die Mitarbeitenden sehen ihre eigenen Einsätze auf dem Handy, die Planung sieht das ganze Team.

Monatsmeldung an den Steuerberater

Am Monatsende stellt die App die Daten für die Lohnvorbereitung zusammen: Arbeitszeiten, Urlaubstage und Krankheitstage je Mitarbeiter. Nach der Prüfung im Büro geht die Meldung automatisch an den Steuerberater. Das Format haben wir mit dem Steuerberater abgestimmt.

So ist es umgesetzt

Die Anwendung ist eine Web-App. Sie läuft im Browser am Büro-PC und genauso auf dem Smartphone. Eine Installation aus dem App Store ist nicht nötig.

Die Anmeldung läuft über das vorhandene Microsoft-365-Konto, technisch über Microsoft Entra ID. Die Mitarbeitenden brauchen also kein neues Passwort. Scheidet jemand aus und wird das Microsoft-Konto deaktiviert, endet auch der Zugang zur App. Rechte wie „Mitarbeiter“, „Planung“ oder „Verwaltung“ steuern, wer was sehen und freigeben darf.

Der Export an den Steuerberater erzeugt eine Datei im abgestimmten Format und versendet sie über das Microsoft-365-Postfach des Betriebs.

Bei der Entwicklung haben wir KI-Werkzeuge eingesetzt. Sie helfen uns, schneller zu einer funktionierenden Lösung zu kommen. Die fachlichen Entscheidungen, die Prüfung des Codes und die Tests liegen bei uns und den beteiligten Entwicklern. Wir haben in kurzen Schritten gearbeitet: ein Modul bauen, mit dem Betrieb testen, nachschärfen, dann das nächste Modul.

Was sich für den Betrieb geändert hat

Die Stundenzettel auf Papier sind Geschichte. Zeiten werden dort erfasst, wo die Arbeit passiert, und landen ohne Umweg im System. Das Büro muss nicht mehr hinter Zetteln herlaufen und nichts mehr abtippen.

Urlaub und Krankheit sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. Anträge gehen nicht mehr verloren, und der Stand der Urlaubstage ist jederzeit sichtbar. Die Planung sieht auf einen Blick, wer verfügbar ist.

Der Montagekalender schafft Klarheit. Jeder weiß, wo er am nächsten Tag eingeplant ist. Kurzfristige Änderungen sind sofort für alle sichtbar.

Die Monatsmeldung an den Steuerberater kommt vollständig und in einem festen Format. Rückfragen werden dadurch seltener.

Ist so etwas auch für Sie sinnvoll?

Eine eigene Lösung lohnt sich vor allem dann, wenn Standardsoftware nicht zu Ihren Abläufen passt oder Sie für viele Funktionen zahlen, die Sie nicht brauchen. Gerade wenn Sie Microsoft 365 schon nutzen, lässt sich eine solche Anwendung gut an Ihre vorhandenen Konten anbinden.

Nicht jedes Problem braucht eigene Software. Manchmal reicht eine gut eingerichtete Standardlösung. Das schauen wir uns gemeinsam an, bevor wir etwas bauen.

Mehr dazu, wie wir arbeiten, finden Sie auf der Seite KI-Softwareentwicklung. Hintergründe, Chancen und Grenzen erklären wir im Ratgeber Individuelle Software mit KI.

Wenn Sie wissen möchten, ob so etwas für Ihren Betrieb passt, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir hören uns Ihre Abläufe an und sagen Ihnen offen, was wir für sinnvoll halten.

Zeiterfassung, Urlaub und Montageplanung für einen Handwerksbetrieb