Digitaler Prüfbericht für PV-Anlagen: Formular-Assistent statt Excel

Ausgangslage

Prüfberichte für Photovoltaikanlagen nach VDE 0126-23 und DIN EN 62446 entstanden bei unserem Kunden, einem Solar-Fachbetrieb, bisher in einer Excel-Mappe mit fünf Blättern. Das kostete auf jeder Prüfung Zeit:

• Messwerte wurden vom Messgerät abgetippt.
• Fotos wurden getrennt vom Bericht abgelegt.
• Anlagendaten wurden jedes Jahr neu eingetragen, obwohl sie sich nicht geändert hatten.

Was wir gebaut haben

Wir haben einen Formular-Assistenten entwickelt, der den Prüfer Schritt für Schritt durch den Bericht führt. Der wichtigste Unterschied zu Excel: Was über die Anlage schon bekannt ist, fragt auf dem Dach niemand mehr ab. Der Prüfer trägt nur noch Messwerte und Befunde ein.

Kunden- und Anlagenstamm

Kunden, Anlagen, Modul- und Wechselrichtertypen sowie jeder einzelne Wechselrichter mit Seriennummer und Strings sind hinterlegt. Altberichte haben wir zum Start in diesen Stamm übernommen. Stellt der Prüfer vor Ort eine Abweichung fest, fließt die Korrektur nach Bestätigung zurück in den Stamm.

Messwerte ohne Abtippen

Je Wechselrichter gibt es einen vorbereiteten Messblock mit einer Zeile pro String für Leerlaufspannung, Kurzschlussstrom und Isolationswiderstand (Uoc, Isc, Riso). Die Werte kommen auf zwei Wegen in den Bericht:

• Import aus der Gerätedatei, etwa von Benning PV 2, Solar-Cert oder als CSV- und Excel-Export, mit Vorschau vor der Übernahme.
• KI-Ablesung vom Display-Foto: Die KI liest die Werte vom Foto des Messgeräts und ordnet sie über die Handschrift auf dem Bild dem richtigen String zu. Fotos, die sie nicht zuordnen kann, landen in einer Liste, statt verloren zu gehen.

Pflichtfelder und Plausibilitätshinweise fangen Tippfehler ab. Automatisch gefüllt werden nur leere Felder, und das Urteil „in Ordnung“ oder „nicht in Ordnung“ bleibt immer beim Prüfer.

Fotos mit Ort und Markierungen

An jedem Feld und an jeder Messzeile lassen sich Fotos aufnehmen oder hochladen und direkt auf dem Bild markieren. Der Aufnahmeort kommt aus den Bilddaten oder dem GPS des Tablets und erscheint im Bericht als Link zur Karte. Hinter jedem Messwert liegt so das Foto des Messgeräts, auch Jahre später in archivierten Berichten.

Unveränderlicher PDF-Bericht

Am Ende erzeugt der Assistent ein PDF mit eingebetteten Fotos und Kartenlinks, auf Wunsch mit einem Anhang aller Messfotos. Jedes PDF ist unveränderlich, trägt eine SHA-256-Prüfsumme und verweist auf die genaue Version des Formulars. Korrekturen erzeugen ein neues PDF, die alten bleiben als Historie erhalten.

Überblick im Büro

Jeder Vorgang hat zwei Status: den des Berichts (Entwurf, abgeschlossen, versendet) und den Arbeitsstand der Wartung (offen bis erledigt). Abgeschlossene Berichte werden archiviert statt gelöscht. Benutzer melden sich mit eigenem Konto an, es gibt die Rollen Admin und Prüfer, Einladungslinks und Schutz gegen das Erraten von Passwörtern.

Gebaut für die Arbeit auf dem Dach

Prüfungen finden draußen statt, oft mit schlechtem Empfang. Deshalb werden Fotos schon auf dem Tablet verkleinert, Eingaben lokal zwischengespeichert und Funklöcher abgefangen. Arbeiten zwei Prüfer am selben Bericht, führt das Speichern ihre Eingaben zusammen, statt sie zu überschreiben.

So sind wir vorgegangen

Die App ist in kurzen Schleifen direkt am Bedarf der Prüfer gewachsen. Von der ersten Version Ende Juli 2026 bis zum Produktivstart am 2. September 2026 vergingen rund fünf Wochen.

1. Vorlage verstehen: Wir haben die bestehende Excel-Mappe in eine Formular-Definition übersetzt und die Altberichte in den Stamm importiert.
2. Im Feld testen: Die Prüfer nutzen die App auf dem Dach und schicken Wünsche einfach per Screenshot im Chat.
3. Schnell umsetzen: Jeder Wunsch wird umgesetzt, automatisch getestet und zeitnah ausgerollt, ohne dass laufende Berichte betroffen sind.
4. Entscheidungen festhalten: Jede fachliche Weichenstellung ist mit Begründung dokumentiert, etwa dass aus „nicht in Ordnung“ nicht automatisch ein Mangel wird. So bleibt sie später nachvollziehbar.

Betrieb und Datenschutz

Die Anwendung läuft auf einem eigenen Server in Deutschland bei Hetzner, verschlüsselt per HTTPS und mit täglicher Sicherung. Der Betrieb besitzt seine Daten und seine Software. Nur das optionale Ablesen von Display-Fotos nutzt eine KI-Schnittstelle, der Schlüssel dafür bleibt auf dem Server.

Die Fragebögen sind als versionierte Daten hinterlegt. Neue Formulare oder Änderungen am Prüfbericht brauchen deshalb keine Neuprogrammierung. In derselben Anwendung läuft zum Beispiel bereits ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO.

Ergebnis

Aus einer Excel-Vorlage wurde ein durchgängiger digitaler Prüfprozess, vom Anlagenstamm über die Messung auf dem Dach bis zum unveränderlichen PDF.

• Prüfer erfassen nur noch, was neu ist: Messwerte und Befunde.
• Jeder Wert ist über sein Foto jederzeit nachprüfbar, auch Jahre später.
• Der Betrieb besitzt Daten und Software, betreibt sie auf einem eigenen Server und kann die Fragebögen ohne Programmierung weiterentwickeln lassen.

Ist so etwas auch für Sie sinnvoll?

Ein solcher Formular-Assistent lohnt sich überall, wo heute Prüf-, Wartungs- oder Abnahmeberichte in Excel oder auf Papier entstehen: in der Photovoltaik, der Elektrotechnik, bei Heizungs- und Lüftungsanlagen oder in der Sicherheitstechnik. Wie wir solche Fachanwendungen entwickeln, lesen Sie unter KI-Softwareentwicklung. Wann sich eigene Software gegenüber Standardsoftware lohnt, erklärt unser Ratgeber Individuelle Software mit KI. Oder Sie schildern uns Ihren Ablauf direkt im Erstgespräch.